Study Kasus JWD consulting intranet site project

Opening Case:

“Erica Bell adalah Project Management Office(PMO) untuk JWD(Job Well Done) Consulting. JWD Consulting adalah sebuah IT consultant yang memebantu sebuah organisasi untuk menemukan dan menentukan project dengan hasil yang tinggi dan membangun sebuah metrics yang kuat untuk mengukur performansi proyek dan keuntungan untuk sebuah organisasi setelah proyek tersebut diimplementasikan. Nah Joe Fleming, CEO dari JWD Consulting, menginginkan perusahaannya terus tumbuh dan menjadi organisasi consulting kelas dunia. Untuk mendukung hal tersebut, dia meminta Erica untuk bekerja dengan timnya dan konsultan yang lain untuk membangun sebuha intranet dimana mereka dapat berbagi pengetahuan atau informasi menegenai project management yang mereka miliki satu sama lain. Joe juga berharap informasi tersebut dapat di akses oleh klien mereka.”

Selanjutnya kita akan mempelajari dan menganalisis input/output dari setiap group process study kasus di atas (JWD Consulting Intranet Site Project):

1. Project Initiation

Project Initiation meliputi pengenalan dan memulai sebuah project yang baru. Dari contoh kasus di atas output dari project initiation ada empat yaitu:

• Project manager assigned
• Key stakeholder identified
• Business case completed
• Project charter completed and signed

1. Project Planning

Output dari project planning berdasarkan studi kasus di atas adalah:

• A team contract
• A project scope statement
• A work breakdown structure(WBA)
• A project schedule
• A list of prioritized risk

1. Project Executing

Project executing meliputi pengembilan aksi-aksi pokok untuk meyakinkan bahwa aktivitas yang sudah direncanakan di project plan dapat terlaksana dengan komplit. Intinya, output dari group process ini adalah hasil kerja sesuai dengan yang sudah di rencanakan di fase sebelumnya. Dalam study kasus di atas, output dari project executing dapat dijabarkan sebagai berikut:

• Survey completed
• Intranet site design completed
• Project benefit measurement completed
• User input collected
• Articles completed
• Templates and tools completed
• Ask the expert completed
• User request feature completed
• Links completed
• Intranet site construction completed
• Intranet site testing completed
• Intranet site promotion completed
• Intranet site roll-out completed

Dari penjabaran tersebut dapat dilihat bahwa hasil dari proses ini adalah sebuah produk yang komplit dengan bernagai fitur yang sudah direncanakan di awal sesuai kebutuhan dan permintaan dari user.

1. Project Monitoring and Controlling

Monitoring and controlling adalah proses mengukur progress menuju keobjektivan dari suatu project, memonitor deviasi dari perencanaan, dan mengambil aksi-aksi korektif untuk menyesuaikan progress dengan perencanaan yang sudah dibuat. Monitoring dan controlling ada dalam semua fase dari project life cycle. Output utama dari monitoring and controlling adalah status dari suatu subproject dan progress report. Monitoring and controlling meliputi 9 knowledge area dari suatu project. Dalam contoh kasus diatas monitoring dan controlling dilakukan 1 kali/minggu, yaitu dihari jumat. Yang dilaporkan adalah status dan progress reportnya, meliputi pekerjaan yang berhasil diselesaikan, pekerjaan yang akan diselesaikan pada minggu selanjutnya, pekerjaan yang berjalan baik, bekerjaan yang belum berjalan baik, saran, dan perubahan project.

1. Project Closing

Project closing bisa dikatakn sebagai fase akhir atau penyelesaian dari suatu project termasuk serah terima kepada customer. Dalam hal ini project team juga harus memastikan bahwa deliverables are complete, termasuk adanya presentasi final. Output utama dari project closing adalah project archieves dan lessons-learned. Dalam studi kasus di atas output dari project closing adalah:

• Lessons-learned report
• Final project report table of contents

Apakah semua input/output yang disebutkan pada teori diatas semua ada/tidak? Jelaskan!

Tidak semua output yang ada di dalam teori juga menjadi output dari studi kasus intranet site project di atas untuk masing-masing group process. Sebagai contoh pada project planning ada begitu banyak proses planning dan output secara teoritis, tapi dari studi kasus Erica hanya menetapkan lima hal saja yang menjadi output dari group process tersebut. Beberapa organisasi memang membangun metodologi menejemen proyek teknologi informasi mereka sendiri, seringkali menggunakan standar dalam PMBOK Guide 2000 atau 2004 sebagai pondasi akan tetapi akan jauh lebih baik jika penentuan metodologi dari suatu menejemen proyek disesuaikan dengan kebutuhan khusus dari suatu organisasi. Jadi teori tersebut hanya menjadi guide atau dasar untuk menentukan metodologi dari suatu menejemen proyek. Sementara untuk menentukan metodologinya secara pasti disesuaikan dengan kebutuhan dari organisasi itu sendiri.

reference :

Information Technology Management Project, Kathy Schwaibe bab3 hal 80-109
download slide presentasi